מדיניות פרטיות

1. כללי

רשם הוא אפליקציה שהופכת הקלטת קול למסמך כתוב, ומיועדת לעורכי דין, רואי חשבון, רופאים וסוכני ביטוח. מפעיל השירות ובעל השליטה במאגר המידע הוא מוטי גוטגילף, עוסק פטור מס' 306711557. מדיניות זו מסבירה אילו נתונים אנחנו אוספים, איך אנחנו משתמשים בהם ואילו זכויות יש לכם. לפני התשלום הראשון תתבקשו לאשר במפורש שקראתם ומסכימים למדיניות זו; המשך שימוש בשירות לאחר עדכון מהותי בה מהווה הסכמה לעדכון.

2. מה קורה להקלטה שלכם

ההקלטה הקולית נשמרת אצלנו מוצפנת, ורק עד שהיא הופכת לטקסט. ברגע שהתמלול חוזר, ההקלטה נמחקת. היא נשמרת לזמן הקצר הזה כדי שתוכלו לשלוח הקלטה ארוכה, לסגור את האפליקציה, ולקבל מייל כשהמסמך מוכן. אם העיבוד נכשל, ההקלטה נשמרת מוצפנת עד 72 שעות כדי שנוכל לנסות שוב, ואז נמחקת אוטומטית. אין באתר, באזור הניהול או בכל מקום אחר דרך להאזין להקלטה או להוריד אותה, והיא לא נרשמת בשום יומן מערכת. כדי להפוך אותה לטקסט היא נשלחת לשירות התמלול ElevenLabs (ראו סעיף 6), ומיד כשהתמלול חוזר אלינו, אנחנו שולחים להם פקודה למחוק אותו. מה שנשמר אצלם מעבר לזה, למשל במערכות הגיבוי שלהם, כפוף למדיניות שלהם ואינו בשליטתנו.

3. מה קורה למסמך שנוצר

המסמך הסופי נשמר מוצפן במכשיר שלכם (הצפנת AES-256, מפתח שלא ניתן לחלץ מהדפדפן). אם התחברתם לחשבון, עותק מוצפן נוסף נשמר בשרת שלנו לגיבוי ולשחזור בין מכשירים. עותק הגיבוי מוצפן במפתח שנשמר אצלנו, כדי שהשחזור יעבוד גם בלי סיסמה שצריך לזכור. טכנית, אנחנו יכולים לפענח אותו. בפועל אנחנו לא קוראים את המסמכים שלכם. השימוש ברשם מחייב חשבון (מייל או Google), כי בלי חשבון לא נוכל להחזיר לכם את המסמכים במכשיר חדש. התמליל המלא נשמר אצלנו מוצפן רק עד שהמסמך מגיע אליכם, ואז נמחק.

4. אילו נתונים נוספים אנחנו אוספים

• פרטי חשבון: כתובת מייל, ואם התחברתם עם Google - מזהה החשבון שלכם ב-Google.
• תחום עיסוק: עו״ד, רו״ח, רופא/ה או סוכן/ת ביטוח - כדי להתאים את תבניות המסמכים.
• פרטי תשלום: מטופלים ישירות מול חברת הסליקה שלנו (SUMIT) בדף תשלום מאובטח משלה. מספר כרטיס האשראי אף פעם לא מגיע אלינו ולא נשמר אצלנו. אצלנו נשמר רק מזהה טכני של המנוי, שמאפשר לבטל את החיוב.
• הודעת ביטול: אם שלחתם הודעת ביטול דרך עמוד ביטול העסקה, אנחנו שומרים שם מלא, כתובת מייל ותאריך קבלה, למשך עד 7 שנים, כהוכחה שההודעה התקבלה ומתי. בתום התקופה ההודעה נמחקת. מספר הזהות אינו נשמר. החוק מחייב לציין אותו בהודעת ביטול, ולכן הטופס מבקש אותו, אבל הוא אינו נכתב אצלנו לשום מקום ואינו נשלח בשום מייל. את החשבון אנחנו מזהים לפי כתובת המייל.
• מדידת שימוש ועלות: לכל מסמך שנוצר אנחנו רושמים מספרים בלבד - כמה שניות של דיבור היו בהקלטה, כמה זמן היה הקובץ, וכמה עלה לנו לעבד אותו. זה מה שמאפשר לספור את מכסת הדקות של החבילה שלכם ולדעת מה עלות השירות. לא נשמר שום חלק מהתוכן - לא ההקלטה, לא התמליל, לא כותרת המסמך ולא נושאו.

5. איך אנחנו משתמשים במידע

המידע משמש אך ורק כדי לספק לכם את השירות: תמלול, ניסוח המסמך, שמירה, גיבוי וניהול המנוי. המידע שלכם לא משמש לאימון מודלים של בינה מלאכותית, לא נמכר ולא נמסר לצד שלישי למטרות שיווק.

6. ספקים שמעורבים בתהליך

כדי לספק את השירות, אנחנו עובדים עם כמה ספקי תשתית, שכל אחד מהם מקבל רק את המידע המינימלי הדרוש לו:

• ElevenLabs - תמלול ההקלטה לטקסט.
• Anthropic (Claude) - ניסוח המסמך מתוך התמלול.
• Google - התחברות לחשבון, אם בחרתם באפשרות זו, וגם הצגת גופן העמוד.
• SUMIT - סליקת התשלום החודשי.
• Resend - שליחת מיילים (קוד התחברות, אישורי ביטול).

כל הספקים האלה פועלים מחוץ לישראל, כך שהמידע שלכם עובר גם מחוץ לגבולותיה. החוק מחייב אותנו לוודא שלכל ספק כזה יש התחייבות בכתב לרמת הגנה נאותה על מידע, ואנחנו פועלים להשלים את ההתחייבויות האלה מול הספקים שלנו.

7. אבטחת מידע

כל תעבורת המידע מוצפנת (HTTPS). המסמכים במכשיר שלכם מוצפנים בהצפנת AES-256 עם מפתח שנוצר במכשיר ואי אפשר לחלץ אותו. עותק הגיבוי בשרת מוצפן באותה הצפנה, עם מפתח נפרד שנשמר בשרת (ראו סעיף 3). הגישה לשרתים מוגבלת ומבוקרת.

8. הזכויות שלכם

• עיון, תיקון וייצוא: כל המסמכים שלכם נגישים לכם בכל עת, אפשר לערוך ולתקן כל מסמך ישירות באפליקציה, ואפשר לייצא אותם לוואטסאפ, למייל, ל-Word או ל-PDF. לתיקון פרטי החשבון עצמו (למשל כתובת המייל) כתבו אלינו.
• מחיקה: אפשר למחוק מסמך בודד או את כל המסמכים בבת אחת דרך "מחק את כל המידע שלי" - גם במכשיר וגם בעותק הגיבוי בשרת. אפשר גם למחוק את החשבון עצמו (כתובת המייל, המסמכים ופרטי המנוי) בלחיצת כפתור, דרך "מחק את החשבון" באפליקציה. המחיקה סופית ולא ניתנת לשחזור. אם אי אפשר להתחבר לחשבון, כתבו אלינו ל-moty.gotgilf@gmail.com ונמחק אותו ידנית.
• הפסקת שימוש: אפשר לבטל את המנוי בכל עת דרך האפליקציה עצמה, בלי צורך להתקשר אלינו.

9. קטינים

השירות מיועד לבעלי מקצוע בגירים (מגיל 18 ומעלה), ואינו מיועד לקטינים.

10. עדכונים למדיניות זו

אם נשנה משהו מהותי במדיניות הפרטיות, נעדכן את התאריך בראש העמוד. מומלץ לבדוק את העמוד הזה מדי פעם.

11. יצירת קשר

שאלות בנוגע לפרטיות אפשר לשלוח אל moty.gotgilf@gmail.com.